RESSOURCENALLOKATION IN PROJEKTEN

Unternehmenszielkonforme Ressourcenallokation in Projekten

von Dr. Jörg Seidl, Bonventis GmbH, Langenfeld

 

Warum werden Unternehmensziele nicht umgesetzt? Hierfür kann es vielfältige Ursachen geben. Zuweilen sind die gesetzten Ziele schlicht unrealistisch, oft werden aber auch die übergeordneten Ziele nicht angemessen auf operative Einheiten heruntergebrochen. Da Projekte eine immer höhere Bedeutung für Unternehmen gewinnen, um sich auf neue Herausforderungen einzustellen, ist dieser Aspekt auch für die Zielfestlegungen in Projekten relevant. Aber auch wenn die Projektziele auf die Unternehmensziele abgestimmt sind, ist der Erfolg noch lange nicht gesichert. Eine sehr hohe Bedeutung für Projektbeiträge zum Unternehmenserfolg hat in diesem Zusammenhang eine unternehmenszielkonforme Ressourcenallokation – gerade in den Projekten, aber natürlich auch in der Linie.

Gerade in Projektsituationen wird schnell sichtbar, wenn in einem Unternehmen oder einer Organisation Probleme mit dem Ressourcenmanagement auftreten. Da aber Ressourcen i.d.R. nicht nur projektgebunden eingesetzt werden, neigen viele Unternehmen dazu, allzu umfassende Lösungsansätze für dieses Problem zu finden. Je höher aber die Anforderungen an ein umfassendes Ressourcenmanagement werden, umso größer ist auch die Gefahr eines Scheiterns.

Der Beitrag schlägt eine pragmatische, stark auf die Bedürfnisse der Projektarbeit fokussierte Lösung vor, die in zwei Schritten abläuft.

Im ersten Schritt müssen die Projekte auf der Basis der übergeordneten Unternehmensziele in eine eindeutige Präferenzordnung, also eine Projektrangliste gebracht werden. Hierzu sind regelbasierte Priorisierungsverfahren zu empfehlen. Diese erlauben eine situativ an das Unternehmen und die aktuelle Lage angepasste Prioriserungslogik und durch weitgehende Automatisierungsmöglichkeiten eine schnelle Ermittlung der Projektrangfolge bei veränderten Rahmenbedingungen.

Im zweiten Schritt sollte dann eine an den ermittelten Projektprioritäten orientierte Ressourcenallokation erfolgen. Diese muss natürlich auch die geplante zeitliche Inanspruchnahme der Ressourcen berücksichtigen. Ein ebenso einfaches wie überzeugendes Visualisierungsinstrument für eine solche prioritätsorientierte Ressourcenallokation bieten gestapelte Balkendiagramme der Ressourcenbindung im Zeitverlauf.

Ein solches Verfahren erlaubt auch eine effektive Operationalisierung der Ressourcenplanung sowie eine sehr effizientes Controlling des Ressourceneinsatzes.

Bei der praktischen Umsetzung sollten einige Empfehlungen beachtet werden. So ist es meist nicht notwendig, das Ressourcenmanagement von Anfang an auf alle Ressourcen auszudehnen. Vielmehr erscheint es sinnvoll, diese Form der Steuerung zunächst nur auf Engpassbereiche anzuwenden – unabhängig davon, ob es sich um Personal- oder Sachressourcen handelt.

Ein anderer wichtiger Aspekt besteht in der angemessenen Festlegung der Detaillierungsebene. So sollte die Ressourcenplanung eher auf der Ebene von Ressourcengruppen oder auch skillbezogen anhand von Planungsressourcen erfolgen, während für die kurzfristig anstehenden Umsetzungsaufgaben eine Zuordnung und damit Allokation von konkreten Einzelressourcen erfolgen sollte. Auch die tatsächliche Ressourcenbindung sollte auf dieser Ebene erfasst und ermittelt werden.

Das so geschaffene Instrumentarium kann bei begrenzbarem Administrationsaufwand die Allokationsqualität im Bereich der Ressourcen nachhaltig verbessern und so zu nachhaltigeren Beiträgen der Projektwirtschaft zu den Unternehmenszielen beitragen.

(Quelle: PM FORUM 2007)

 

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