DYNAMISCHE, AGILE KAPAZITÄTSPLANUNG

Die dynamische, agile Kapazitätsplanung integriert in SAP - Ein strategisches Entscheidungsinstrument für die Verantwortlichen im Engineering

von Dipl.-Inform. (TU) Reiner Wahnsiedler, Reiner Wahnsiedler Datenbanken und Projektmanagement GmbH, Augsburg

 

1. Einleitung

In Zeiten guter Auftragslage und Fachkräftemangel kommt der Kapazitätsplanung eine wachsende Bedeutung zu. Gerade das Engineering wird häufig zum Engpass. Es wird zunehmend schwieriger, Termine zu halten, F+E – Projekte verschieben sich in inakzeptabler Art und Weise.

Kapazitätsengpässe gehören zum täglichen Brot im Engineering. Es ist sehr wichtig, diese frühzeitig zu erkennen. Nur dann bleibt die Führungskraft handlungsfähig. Die dynamische, agile Kapazitätsplanung bietet dem Engineering die Chance, Engpässe beherrschbar zu machen.

Was verstehen wir unter einer dynamischen, agilen Kapazitätsplanung?
Sie verbindet die klassische Kapazitätsplanung mit einer dynamischen, agilen Planung. Dynamisch heißt die Planung ist nicht starr. Sie ist dauernden Veränderungen unterworfen. Sie verändert sich mit der veränderten Situation. Die agile Kapazitätsplanung zeichnet sich durch geringen bürokratischen Aufwand und wenige, flexible Regeln aus.

Bei der dynamischen, agilen Kapazitätsplanung handelt sich um ein ganzheitliches Kapazitätsmanagement im Umfeld des Multiprojektmanagements. Sie bietet sich in allen Bereichen an, bei denen das Humankapital und die Kreativität im Vordergrund stehen. In unserer Praxis wenden wir sie vor allem im Engineering mit einem Schwerpunkt in der Neuentwicklung an. Die dynamische, agile Kapazitätsplanung ist ein strategisches Entscheidungswerkzeug für die Verantwortlichen im Engineering.


2. Ziele und Chancen der dynamischen, agilen Kapazitätsplanung

Mit der dynamischen, agilen Kapazitätsplanung wird eine vorausschauende Planung der Ressourcen angestrebt. Sie dient als Entscheidungshilfe für die Verantwortlichen im Engineering zur Freigabe neuer Projekte („Go or No Go“) oder zur Priorisierung von Projekten.

Welche Chancen ergeben sich daraus?

Zu einem sehr frühen Zeitpunkt können die Verantwortlichen des Engineerings entscheiden,

  • ob Projekte verschoben werden müssen, 
  • welche Projekte verschoben werden müssen, 
  • ob mehr oder weniger externe Mitarbeiter benötigt werden oder 
  • wie die Urlaubsplanung seiner Mitarbeiter erfolgen kann.

Dadurch gewinnen die Führungskräfte Transparenz über alle laufenden und geplanten Projekte. Eine Überlastung, d. h. Auslastungs- und Überlastungsspitzen können vermieden werden.

Ohne das Instrument der dynamischen, agilen Kapazitätsplanung entscheidet nicht der Verantwortliche des Engineerings sondern der einzelne Mitarbeiter, welche Projekte verschoben werden. Eine so weit reichende Entscheidung kann und muss aber die Führungskraft fällen. Die benötigten Informationen müssen die Mitarbeiter liefern. Das Instrument kanalisiert diese Informationen und bietet die Entscheidungsgrundlage der Führungskraft.


3. Warum bietet sich SAP als Plattform an?

Die meisten großen Firmen besitzen SAP als ERP System. In diesem System werden Projekte abgebildet, die Kosten überwacht, logistische Vorgänge eingesteuert und Stunden rückgemeldet. Sehr viele Daten, die für eine Kapazitätsplanung benötigt werden, sind also bereits vorhanden.

Entscheiden Sie sich für ein anderes Tool, fehlen Ihnen alle in SAP vorhandenen Informationen, das System ist dann nicht dynamisch.
Um die Dynamik zu erhalten, können die Daten doppelt gepflegt werden, das ist aber sehr benutzerunfreundlich, das System ist dann nicht agil.
Sie können das Fremdsystem auch über eine Schnittstelle an SAP anbinden, aber das erfordert zusätzlichen Aufwand. Dieser Zusatzaufwand ist nicht notwendig.

Das Konzept entspricht der Vorgabe vieler IT-Abteilungen „Alle Daten in einem System“.


4. In 7 Schritten zur dynamischen, agilen Kapazitätsplanung in SAP

Im Rahmen der Konzeptentwicklung haben wir einen Leitfaden erarbeitet, der Schritt für Schritt die Verantwortlichen zum Konzept der dynamischen, agilen Kapazitätsplanung führt. Im Folgenden seien die 7 Schritte genannt.

In 7 Schritten zur dynamischen, agilen Kapazitätsplanung in SAP

  1. Abbildung von Arbeitszeit – Wie viel Prozent wird verplant?
  2. Skalierung von Zeit und Kapazität
  3. Definition von Planzahlen für Mannstunden, Dauer, Zeitpunkt
  4. Umgang mit Aktualisierungen - Anpassungen an veränderte Situationen
  5. Definition der Struktur - Integrative Planung von Kosten und Zeit in SAP
  6. Umsetzung in SAP mit der Anforderung hohe Usability und geringer Planungsaufwand 
  7. Reports als Entscheidungsgrundlage für die Verantwortlichen

(Quelle: PM FORUM 2007)

 

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